Alles over de WIK brief

Wat is een WIK brief?

Voor velen is het onduidelijk hoe je een goede sommatiebrief schrijft die aan de wettelijke vereisten voldoet. Intercash helpt u daarom graag met het geven van de juiste informatie en tips om een goede sommatiebrief te kunnen schrijven.

Er is één belangrijk punt welke niet mag ontbreken in een sommatiebrief. U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met dit belangrijk punt valt of staat de gehele incassoprocedure.

Voorafgaand aan het versturen van een sommatiebrief heeft u als het goed is al diverse stappen ondernomen. Bijvoobeeld het verzenden van de factuur aan uw debiteur, en herinneringen. Dat mag per post, e-mail of persoonlijk. Hiermee beweegt u de debiteur tot het betalen van de openstaande betaling. 

Waarom moet u een WIK brief verzenden?

Een Wik brief is een belangrijke en verplichte stap om aanspraak te kunnen maken op de wettelijke incassokosten indien u een incassobureau inschakeld. De wetgever heeft deze brief verplicht gesteld om de consument te beschermen tegen plotseling hoge extra kosten. Het is daarom van belang om deze brief standaard in uw bedrijfsvoering mee te nemen indien u met consumenten handeld. In veel gevallen is deze brief ook een goede laatste drukmiddel om uw particuliere klant te laten betalen. 

Wat moet er in een WIK brief staan volgens de wettelijke vereisten?

Volgens de wet moet een WIK-brief aan bepaalde vereisten voldoen. Het is essentieel dat de brief die u verstuurt aan deze vereisten voldoet, anders is deze niet rechtsgeldig. De brief moet bijvoorbeeld duidelijk en begrijpelijk zijn geschreven. Rechters hebben in het verleden vorderingen van schuldeisers afgewezen vanwege vage zinnen zoals ‘Betaling binnen 14 dagen’. Daarom wordt een duidelijke formulering zoals ‘Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen’ aanbevolen door rechters. Verder moet u in de brief minstens het volgende opnemen:

1. De exacte hoogte van de wettelijke incassokosten die u in rekening gaat brengen indien de klant de betaling niet binnen het gestelde termijn voldoet. Indien het bedrag ook maar één cent afwijkt van het wettelijk vastgestelde bedrag, kunt u geen aanspraak maken op de incassokosten. 
2. De betaaltermijn van 14 dagen die ingaat op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
3. Het openstaande factuurbedrag, factuurnummer en factuurdatum. 
4. De orginele factuur achter de brief bijvoegen.
5. Datum van dagtekening en plaats

Wik brief versturen

Indien u een WIK brief verstuurt is het van groot belang dat u dit aangetekend verzendt. U dient namelijk te kunnen bewijzen dat de brief de ontvanger heeft bereikt en dat de ontvanger kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de brief. Indien u dit niet kunt bewijzen, zal er bij een eventuele gerechtelijke procedure geen aanspraak gemaakt kunnen worden op de wettelijke incassokosten en rente.

U kunt het dus per aangetekende post verzneden naar uw niet betalende klant. Doe dit altijd in een blanco envelop, zodat uw klant niet weet dat de brief van u afkomstig is en de brief weigert om in ontvangst te nemen. Indien u eerder gecommuniseerd heeft per mail met uw klant, mag u de brief ook per mail verzenden. Let hierbij wel op dat u een ontvangstbevestiging kunt overleggen dat de mail op de server van de klant is aangekomen.

De hoogte van de wettelijke incassokosten

In de WIK is een schaal opgenomen die bepaalt hoeveel incassokosten u maximaal kunt rekenen indien de klant de betaling niet voldoet. Dit is altijd een percentage van het openstaande bedrag. Het minimumbedrag dat u mag rekenen is € 40,- en de maximale incassokosten bedragen € 6.775. Let op dat u de incassokosten wettelijk niet mag afronden. Vermeld altijd de incassokosten in uw laatste aanmaning tot op de cent nauwkeurig. De wettelijke staffel met de percentages vindt u in de onderstaande tabel.

Enkele tips voor het versturen van een WIK brief

Met onderstaande tips haalt u het maximale uit de brief. Ook voorkomt u dat u eventuele fouten maakt welke er toe kunnen lijden dat u geen aanspraak kunt maken op wettelijke incassokosten en rente.

Reken geen extra kosten

Het verzenden en opmaken van de brif kost tijd en moeite. Ook kost het u geld om de brief aangetekend te verzenden. Het kan daarom logich lijken om extra administariekosten in rekening te brengen bij uw klant. Dit kunt u beter niet doen, gezien het niet mag. Volgens de wet vallen deze kosten onder de incassokosten. Ook is de gedachte hierachter dat de wetgever de consument wil beschermen tegen plotseling extra kosten. Vermeld daarom alleen de wettelijke incassokosten in de brief die in rekening worden gebracht indien de klant niet binnen het gestelde termijn de betaling voldoet. 

Stuur de brief zo snel mogelijk op

Indien u op de brief de datum van vandaag heeft vermeld, dient deze brief ook vandaag verzonden te worden. Wacht daarom niet te lang met het verzenden. Het termijn van de brief begint namelijk te lopen indien de brief in ontvangst is genomen door uw klant. 

Gratis voorbeeld WIK brief

Met onze eenvoudig aan te passen WIK brief hoeft u zelf geen moeite te doen om er zelf één te maken. Download het gratis voobeeld door hieronder op de knop te drukken, en onderneem direct actie.